C’est un constat : les archives prennent une place parfois très importante dans une entreprise. Or, ce nombre de mètres carrés pourrait être utilisé autrement et les professionnels s’interrogent sur les moyens dont ils disposent pour changer cet état de fait. Il existe une solution très simple à mettre en œuvre quand on se sent débordé.
Faire le tri et organiser ses documents quand on est pro : la méthode à adopter
Bien entendu, la méthode la plus simple consiste en le fait de retrousser ses manches et procéder au tri et au récolement des archives.
En effet, selon leur nature, certains documents ont une durée de valeur probatoire qui n’excède pas quelques années. Il s’agit néanmoins ; ce qui représente une première gageure ; d’être en capacité de les distinguer, ce qui revient à consulter quasiment à chaque feuillet un document pour ne pas faire d’erreur.
On estime selon des études que 14% de documents importants sont ainsi perdus chaque année dans les entreprises : que répondre à un agent du fisc qui les demande lors d’un contrôle et comment se défendre en cas de litige si l’on n’est pas en capacité de se produire le document qui prouve que l’on est dans son bon droit ?
L’organisation des documents, après leur tri, peut permettre de faire de la place et donc de pouvoir parfois utiliser l’espace autrement, notamment lors du développement de l’activité. Il est toujours intéressant de retrouver quelques mètres carrés utiles, à l’heure où leur prix devient si élevé qu’il empêche tout déménagement.
Cependant, le temps que cela demande, la précision, l’intérêt pour cette tâche rébarbative, tout simplement font que beaucoup de chefs d’entreprise se laissent déborder. Il serait pourtant possible de faire appel à une entreprise d’archivage pour répondre à tous ces besoins, voire à d’autres.
Est-ce qu’il existe des aides pour ses archives ?
Pas la peine d’envisager une embauche même sur le court terme alors que l’on peut externaliser ce besoin de désencombrement des archives et d’organisation. On peut tout à fait passer par une société d’archivage. Leurs missions sont multiples et donc à choisir en fonction des besoins.
Si l’on veut désencombrer une pièce, il suffit en premier lieu de leur demander de faire le tri. Les documents qui ne sont plus utiles pourront être supprimés en bonne et due forme pour que les données qu’ils renferment ne soient pas utilisables par autrui. L’organisation passe par un classement rigoureux.
On peut aussi leur demander de digitaliser les documents restants et ce, pour répondre aux injonctions de la loi sur la transition numérique. Possédant les machines les plus sophistiquées, des connaissances en termes de GED, ces structures peuvent se révéler d’une grande aide pour faire cette transition dans les bonnes conditions et sans y consacrer soi-même beaucoup de temps.
Autre chose qui remporte un vif succès surtout quand on court après les mètres carrés : le fait de pouvoir leur confier les archives papier.
Il est en effet possible de ne pas les avoir sur site si on est en capacité de les produire au besoin, ce qui sera bien entendu le cas, sur simple demande et très rapidement.
Les conditions de conservation sont optimales et la structure peut parfois retrouver une, voire deux pièces en cas de grande entreprise, ce qui va se révéler précieux pour installer de nouveaux bureaux ou mettre des machines.
La liste des services que peut mettre en place une société d’archivage dans une entreprise peut être demandée, sans engagement, tout comme le devis qui est bien entendu totalement gratuit et peut ouvrir une porte vers la solution quand on cherche à désencombrer et organiser ses documents professionnels.