Que ce soit pour un changement de local ou d’autres raisons. Le transfert des archives doit se faire en toute sécurité afin d’éviter des problèmes au sein de l’entreprise durant les contrôles fiscaux. Voici comment vous pourriez faire.
L’estimation du métrage des archives dans chaque service
Le conditionnement des documents est très important pour cette première étape. Vous devriez aussi vous préparer à un éventuel accroissement entre la date de transfert et le calcul des documents en question.
Le cahier des charges
Ce document doit figurer le contexte géographique de l’endroit où les archives seront envoyées. Viennent ensuite les obligations du prestataire ainsi que la protection des archives, mais aussi le budget alloué à l’activité. N’oubliez pas d’ajouter la définition de prestation et le mode d’exécution.
Trouver un partenaire
Le transporteur des archives doit faire une visite des lieux de départ et d’arrivée avant de donner un prix de prestation. Pensez aussi à vérifier son expérience et ses références afin d’éviter les mauvaises surprises. Il est vivement conseillé dans ce domaine de faire appel à des experts reconnus, ayant une solide expérience, par exemple : Reisswolf.
Préparation des archives
Pour cette dernière étape, il est important de faire un inventaire de tous les documents à transférer. Cela concerne les services au sein de la société ainsi que la localisation de départ et la localisation d’arrivée. N’oubliez pas de mettre une étiquette sur chaque document et de faire plusieurs copies de l’inventaire. Vous pourriez même le numériser. Vous savez maintenant ce qu’il faut faire pour sécuriser les archives en cas de transfert.